Schůzka statutárních zástupců dne 24.2.2009
Z á p i s
ze schůzky statutárních zástupců Společenství vlastníků jednotek ul. Topolová 2948–50 Frýdek-Místek pp. Bučkové, Pavláska a Kozlové za přítomnosti členů starého výboru samosprávy č. 120 pp. Hlauška, Ing. Maršálka a Kudělkové, konané v úterý 24.2.2009 od 18.30 hod. do 21.15 hod. v sušárně vchodu č. 2948.
Projednáno:
1) Úvod
Na základě výzvy družstva na schůzce dne 19.2.2009, svolala p. Kozlová z titulu své funkce statutárního zástupce schůzku k problematice konečného vyúčtování výměny oken s firmou Okna-Doležal a jednání také řídila. U této příležitosti byly projednány i další důležité záležitosti a informace týkající se především Společenství vlastníků jednotek (dále jen SVJ). Na jednání přizvala členy starého výboru samosprávy č. 120.
2) Info o činnosti výboru samosprávy č. 120 v r. 2008
a) Výbor samosprávy č. 120 pp. Hlaušek, Kudělková a Ing. Maršálek za období od 21.1.2008 do 3.11.2008 2008 (tj. za 9 měsíců) vykonali pro samosprávu č. 120 velký kus poctivé práce ke prospěchu celého domu a dali do pořádku spoustu základních věcí, které v předcházejícím období 8 let byly zcela zanedbány.
b) Výbor rovněž odpracoval mnoho brigádnických hodin při úklidu společných prostor. Celá činnost výboru je uvedena v obsáhlých zápisech ze schůzí výboru dne 21.1., 11.2., 10.3., 22.5.,8.9., 22.9., 6.10.2008 (celkem 7x schůze výboru), které jsou založeny a k dispozici k prostudování na družstvu.
3) Předání klíčů, informační dokumentace a „fondu“ od výboru statutárním zástupcům SVJ Topolová 2948 - 50
a) pp. Hlaušek, Ing. Maršálek a Kudělková odevzdali klíče dle schváleného rozpisu do skříňky s klíči, která je umístěna v sušárně vchodu č. 2948. Zde jsou všechny označené a uložené klíče od společných prostor.
b) pp. Hlaušek a Ing. Maršálek předal p. Kozlové “nformační“ dokumentaci, kterou si vedli ve svém funkčním období a to:
1) Kopie zápisů z výborových schůzí samosprávy č. 120 včetně příloh
2) Korespondenci s družstvem + kopie odeslaných dopisů
3) Tabulka - rozdělení klíčů v celém domě od společných prostor
4) Rozpis na způsob provádění úklidu v celém domě
5) Vyplněné dotazníky pro přípravu prvního shromáždění, které bydlící odevzdali (15 ks)
6) Analytickou evidenci dle účtů za rok 2007 a rozpis tvorby a čerpání dlouhodobé zálohy na opravy (fond oprav) za 1.,2. a 3. čtvrtletí 2008 z družstva
7) 2 Kopie Smlouvy o dílo 43/2007/TÚ ze dne 31.8.2007 - bez příloh
+ Kopie Dodatku č.1 ke smlouvě
+ 2 Kopie „Cenová nabídka“ č. N-1208/07 ze dne 16.7.2007
+ 2 Kopie „Krycí list“ výměna oken ze dne 11.5.2007
+ 2 Kopie „Technické zprávy“ k projektu výměna oken
+ Hodnocení zakázky zákazníkem pro družstvo (nevyplněné) ze dne 24.1.2008
8) Stanovy, Domovní řád a Pokyny k zajištění PO pro SVJ
9) „Info“ č. 1 a č. 2 samosprávy č. 120
10) Vzory plných mocí pro zastupování na schůzích
11) Telefonní kontakty
12) Evidenci o čerpání “fondu“
13) Návrh mandátní smlouvy RK REALIT
14)Tiskopisy „Dohoda o provedení práce“
15) 3x Zpráva o revizi plyn. zařízení č. 12,13,14/2009/KUT ze dne 9.3.2009
c) Zůstatkovou částku ve „fondu“ převezme následně do 30.3.2009 od p. Hlauška p. Pavlásek. Přítomni doporučili z „fondu“ ještě zaplatit symbolickou odměnu á 100 Kč těm bydlícím (pp. Maršálkové, Maršálkovi, Kozlové, Kozlovi, Kudělkové), kteří se podíleli na úklidu společných částí domu ve vchodu č. 2948 tj. sušárny, mandlovny, údržbové místnosti, kumbálu pod schodištěm, komory - po ukončení výměny oken fa. Okna -Doležal.
4) Info z první schůze Shromáždění SVJ dne 3.11.2008 na družstvu
a) Na této první schůzi shromáždění byly schváleny vzorové Stanovy, domovní a požární řád SVJ. Návrhy na změny nebo doplnění nebyly podány.
b) Za správce SVJ bylo navrženo (jak vyplynulo z dotazníků z neoficiální porady) a rovněž chváleno družstvo.
c) Při volbě orgánů společenství navržený (jak vyplynulo z dotazníků z neoficiální porady) výbor SVJ pp. Hlaušek, Kozlová, Laníková nebyli zvoleni. díky zrušených plných mocí + hlasování malé skupinky kolem p. Rašky. Jak hlasoval ředitel družstva jsme se zde nedověděli !!! Další návrhy však nikdo nepřednesl, rovněž nebyly podány návrhy do kontrolní komise SVJ.
d) Při dalším hlasování byl zvolen dle řídícího schůze „pověřený vlastník“ SVJ a to ředitel družstva RNDr. Michal Kůstka. Diskuse potom byla směřována jen k jeho funkci, odměnám, způsobu předávání informací atd. Dle Stanov SVJ – čl. VII. odst 15 „Ke zvolení členů výboru nebo pověřeného vlastníka je zapotřebí souhlasu nadpoloviční většiny všech členů společenství“ – ne přítomných. Řídící schůze účastníky o této volbě mylně informoval a na chybu zřejmě přišla až notářka při vyhotovování zápisu. Proto kolem této záležitosti vzniklo mezi bydlícími mnoho různých dezinformací.
e) Zápis ověřený notářkou je k nahlédnutí na družstvu.
5) Info o současné situaci SVJ ul Topolová 2948-50
a) SVJ Topolová 2948- 50 vzniklo dne 27.11.2002 - ze zákona č. 72/1994 Sb. dle ustanovení § 9 odst. 3, resp. § 9 odst. 4.
b) Dle § 9 odst. 9 - plní funkci orgánů společenství vlastníci jednotek, kteří se stali členy společenství dnem jeho vzniku, jelikož orgány našeho společenství (výbor nebo pověřený vlastník) na první schůzi shromáždění nebyly zvoleny. To znamená, že statutárním orgánem SVJ jsou pp. Bučková, Kozlová, Pavlásek Roman (převod bytu v r. 2008) a také družstvo.
c) Do 30 dnů od shromáždění dne 3.11.2008 družstvo zajistilo podání návrhu na prvozápis našeho SVJ do rejstříku společenství vlastníků jednotek u Krajského soudu v Ostravě s notářsky ověřenými podpisy statutárních zástupů a představenstva družstva. Doposud však zápis v rejstříku nebyl uskutečněn.
d) Po zapsání do rejstříku SVJ musí založit u banky vlastní účet, přihlásit se na finanční úřad, musí vést účetnictví atd.
6) Info o předběžném stavu účtu na fondu oprav k 31.12.2008
a) Dne 19.2.2009 p. Kozlová požádala družstvo o vytištění předběžné analytické evidence za období od ledna do prosince roku 2008. Údaje jsou jen informační, jelikož uzávěrka za rok 2008 není ještě ukončena.
Účet 47512 Tvorba z předpisu nájmu (dlouhodobá zál.na opr.) – zůstatek k 12.2008 …494 400
Účet 47513 Tvorba z předpisu nájmu – vodoměry - zůstatek k 12.2008 8 064
Účet 47531 Čerpání na opravy dodavatelsky ………….. 119 835
Účet 47532 Čerpání na svépomoc (OON,mzdyZP,SP) …………. 4 790
Účet 47533 Čerpání na svépomoc-materiál …………. 4 288
Účet 47534 Použití na financování dodatek.investic ……… …. 312 940
Účet 47535 Použití ostatní ……… . 40 506
Účet 47538 Použití na úhradu úroků z úvěru na revitalizaci …… 88 313
Účet 47539 Použití na úhradu úvěru na revitalizaci ………. 301 528
Celkem na účtech 475 Počátek k 1.2008…………….844 617
Zůstatek k 12.2008…………..474 879
b) Přítomní na jednání vyslovili nesouhlas s některými položkami a žádají tímto ředitele družstva o prověření položek a sdělení písemného stanoviska:
Þ Účet 47531 – Kudělková – montáž balk. výplně ……... 4 087,50 – měl uhradit p. Dedek !
Þ Účet 47535 –náklady SBD při ustavení SVJ ………......1 190,- - účtováno 2x + vysoká částka !
- ustavující schůze JUDr. Nováková ... 9 459,- - účtovaná částka za rozsah a „kvalitu“
odvedené práce je pro SVJ nepřijatelná !
Čerpané položky z roku 2007, zda byly zpět na účet uhrazeny:
Þ Účet 47531 – oprava střížky nad balkónem 2950 …. 5 617,50 – měla uhradit pojišťovna !
Þ Účet 47535 - pojistná událost Šťastníková 2949 ….…1 000,-- - měla uhradit pojišťovna !
7) Info o jednání statutárních zástupců SVJ s ředitelem družstva a vedoucím technického úseku dne 19.2.2009 na družstvu, seznámení se zápisem z tohoto jednání
a) Družstvo vyzvalo dopisem ze dne 16.1.2009 pp. Kozlovou, Bučkovou a Pavláska ke společnému jednání týkajícího se kompenzace díla od firmy Stavby-Okna-Doležal s.r.o., které došlo na družstvo dne 27.11.2008 - viz příloha č. 1.
Firma chce jednostrannou nabídkou kompenzovat vzniklé nedostatky:
1. … finančním odškodněním ve výši 30 000 Kč …
2. … provedení staveb. prací ve stavební sezóně 2009, v celkovém objemu 50 000 Kč …
b) Před jednáním žádali statutární zástupci písemně ředitele družstva o předložení všech dokumentů pro jednání na této schůzce.
c) Na schůzce byly připraveny zřejmě všechny dokumenty – celá velká kupa. Z časových důvodů nebylo možno vše ze strany statutárních zástupců prověřit, projednat, stejně tak i v dalších dnech, jelikož stat. zástupci nemají odborné znalostí a nejsou kompetentní rozhodovat o tom co je a co není správné apod. Pochybnosti o některých postupech však vyslovili. Celé jednání bylo postaveno jen na faktech od ředitele a technic. vedoucího družstva. Kopie zápisu z tohoto jednání od ředitele družstva je přílohou č.2 dnešního zápisu.
d) Závěr ze strany družstva vyzněl ve smyslu:
Akce byla skončena v červnu 2008 – předávacím protokolem - za účasti zástupců družstva, starého výboru a fa. Doležal.
Finanční odškodnění ve výši 30 000 Kč bylo již uhrazeno na účet domu Topolová.
Pro uplatnění čerpání 50 000 Kč žádá družstvo přítomné o urychlené svolání menší schůzky v domě k podání návrhů pro družstvo na uplatnění nabídky od fa. Okna – Doležal ve formě oprav apod., aby družstvo mohlo zajistit další potřebné formality a následně svolat shromáždění SVJ pro schválení.
e) Z celkového jednání také vyplynulo, že družstvo nevěnovalo dostatečnou pozornost této zakázce od samého počátku, přesto že se jednalo o zakázku za víc než 2,5 mil. Kč !!!
8) Návrhy na čerpání 50 000 Kč, které jsou k dobru u fa. Okna – Stavby - Doležal
a) Na základě společného projednání celé problematiky a všech dostupných materiálů došli všichni přítomní k závěru, že podání a projednání návrhů jakým způsobem bude jednostranná nabídka 50 000 Kč od fa. Okva-Doležal čerpána je v současné době neaktuální.
b) Starý výbor samosprávy č. 120 se k této problematice vyjádřil písemně. Kopie dopisu je přílohou č. 3 tohoto zápisu. Doporučují se obrátit na předsedu kontrolní a revizní komise družstva s požadavkem na prověření celé záležitosti „Výměny oken na Topolové“.
c) Statutární zástupci pp. Bučková a Kozlová se připojují k doporučení starého výboru. Napsání žádosti adresovanou na kontrolní a revizní družstva zajistí p. Kozlová.
Pro získání předběžného přehledu p. Kozlová rovněž 22.2.2009 požádala o cenovou nabídku na webových stránkách fa. Doležal na provedení výměny 3 ks zadních vchodových dveří za dveře plastové. Do dnešního dne tj. 22.3.2009 se však firma Doležal neozvala.
d) Na základě jednání (viz bod 7) p. Pavlásek doporučuje co nejdříve využít nabídku od fa. Doležal, než bude pozdě. Návrh na uplatnění čerpání 50 000 Kč však od schůzky na družstvu dne 19.2.2009 do dnešního dne tj. 22.3.2009 nepřednesl.
e) Dále p. Pavlásek zajistí prověření správnosti sepsání smlouvy o dílo 43/2007/TÚ v souvislosti s dodatkem č. 1 a uplatnění všech sankcí dle této smlouvy u nezávislého právníka. Výdaje za tuto činnost budou uhrazeny z „fondu“ případně z účtu SVJ.
9) Rozdělení a uložení klíčů SVJ s platností od 25.2.2009
a) SVJ bude i nadále všechny klíče od společných prostor uskladňovat v uzamykatelné skříňce v sušárně jako v předcházejícím období, což nám ukládá Domovní řád SVJ čl. 13 odst. 1, 2, 3. Přístup ke klíčům ve skříňce bude mít, a dle potřeby je bude klíče zapůjčovat pp.Kozlová, Bučková a Pavlásek. Nové roztřídění klíčů a výtisk aktualizovaného seznamu všech klíčů zajistí p. Kozlová – viz příloha č. 4.
b) Klíče od mandlovny, sušárny a údržbové místnosti bude i nadále zapůjčovat, evidovat a dříve stanovené poplatky vybírat p. Kozlová, zajistí rovněž oznámení na nástěnku – viz příloha č.5.
c) Nejsou zhotoveny ještě klíče od společ. prostor – od lodžií na chodbách v 1.,2. a 3. poschodí vchodu č. 2948 pro jednotlivé byty na těchto poschodích. Schází visací zámek na uzamčení střechy. Schází klíče pro údržbáře. Do 30.3.2009 nechá přidělat tyto klíče a zakoupí visací zámek p. Kozlová, které budou uhrazeny z „fondu“.
10) Určení hlavního koordinátora pro organizační činnost, kontakt a vyřizování všech záležitostí s družstvem týkající se SVJ s platností od 25.2.2009
a) Jelikož v našem SVJ nebyl doposud dle Stanov SVJ zvolen výbor ani pověřený vlastník, přítomni projednali mezi sebou kdo je ochoten provádět „v současném bezvládí“ hlavního koordinátora pro veškerý kontakt mezi družstvem a SVJ.
b) V současné době tuto činnost nemají statutární zástupci (pp. Kozlová, Bučková, Pavlásek) zájem pro náš dům vykonávat. Bez zvolených „orgánů společenství“ (viz Stanovy čl. VI.) se však naše SVJ neobejde!
c) Finanční odměny určují Stanovy SVJ - čl. VII odst. l nebo čl. XI. na základě souhlasu shromáždění, které však doposud s tímto bodem programu neproběhlo.
d) Doporučujeme, družstvu co nejdříve shromáždění svolat a zařadit do programu všechny naléhavé záležitosti SVJ, které vyplývají z dnešního jednání.
11) Určení osob pro vyvěšování dokumentů apod. na informačních nástěnkách v jednotlivých vchodech s platností od 25.2.2009
a) Pro vchod č.2948 bude vyvěšování potřebných dokumentů zajišťovat p. Kozlová. Rozpis hlavního úklidu ve vchodu provádí a nadále bude zajišťovat pravidelně na počátku kalendářního roku p. Maršálková.
b) Pro vchod č. 2949 a č. 2950 bude vyvěšování potřebných dokumentů zajišťovat p. Pavlásek. Doposud není ustanoven ve vchodu č. 2949 a 2950 kdo bude zajišťovat rozpis hlavního úklidu. Ve vchodě č. 2949 se nevede sešitek o úklidu a rovněž se nepředává klíč od komory, tento předala p. Kudělková do skříňky v sušárně. Rovněž není známo, jaká je situace ve vchodu č.2950 se sešitkem a klíči. Doporučujeme proto zvolit na dalším jednání nebo shromáždění kdo bude rozpis zajišťovat a dořešit sešitky a klíče od komory.
12) Určení údržbáře a osoby pro opisování měřičů teplé a studené vody pro další období
a) Dle Domovního řádu SVJ čl. 5 je společenství povinno zajistit provádění řádné údržby společných částí domu a jeho zařízení atd. Proto do funkce údržbáře pro zajišťování drobné údržby v domě doporučujeme i nadále p.Kudělku, který s touto funkci souhlasí. Finanční odměny budou nadále vyúčtovány na základě „Dohody o provedené práci“. Kontrolu pro vyplacení odměn za tyto práce bude provádět ve vchodu č. 2948 p. Kozlová a ve vchodu č. 2949 a č. 2950 p. Pavlásek.
b) Mimořádné poruchy si musí zatím každý bydlící zajistit sám na družstvu.
c) Pro opisování měřičů vody (2x ročně) doporučujeme i nadále p. Hlauškovou Jarmilu, která zajistí opisování dle pokynů družstva. Finanční odměny budou nadále vyúčtovány družstvem na základě „Dohody o provedené práci“
13) Využití sušárny jako kanceláře, schůzovací místnosti SVJ, pro uložení všech klíčů, dokumentace, telefonních čísel apod. pro další období
K uvedeným účelům doporučujeme využívat i nadále sušárnu ve vchodě č. 2948, změnu způsobu využívání místnosti schválit na nejbližším shromáždění – dle Stanov čl VII odst. n).
Pozn.: Pokud bydlící mají jakékoliv nepotřebné funkční židle, žádáme je o darování do této místnosti pro schůzovací účely.
14) Dodržování Stanov, Domovního řádu a Pokynů pro zajištění požární ochrany SVJ
a) Statutární zástupci doporučují všem bydlícím v domě, aby se podrobně seznámili se Stanovami, Domovním, Požárním řádem SVJ Topolová 2948 – 50 a také se zákonem o vlastnictví bytu, které jsou v platnosti a těmito se rovněž řídili.
b) Tyto hlavní dokumenty jsou k dispozici na nástěnkách v jednotl. vchodech a na webových stránkách SVJ : http://svjtopolova.estranky.cz.
c) Další návrhy, změny, upřesnění apod. je možno projednat a schválit na dalších svolaných schůzích shromáždění - dle Stanov SVJ čl. VII odst. 4, 5, 6. Pro schválení rozhodnutí je však zapotřebí maximální účast všech vlastníků jednotek, jelikož podmínky pro schvalování jsou jiné než byly ve Stanovách samosprávy č. 120 ! Možno využít rovněž „Plnou moc“, která NEMUSÍ být notářsky ověřena.
d) Stanovy, Jednací řád, Volební řád a Domovní řád Stavebního bytového družstva ve F-M se již na SVJ nevztahují !
15) Provádění úklidu v domě a stanovení opatření v případě neprovádění úklidu v domě, evidence úklidu v sešitkách+klíče od komory, rozpisy úklidu v jednotlivých vchodech
a) Povinnost udržování pořádku a čistoty v domě a jeho okolí vyplývá pro všechny uživatelé jednotek z Domovního řádu SVJ především z čl. 10. Doporučujeme proto i nadále provádět úklid na jednotlivých podlažích a hlavní úklid dle zpracovaných letáků a vést evidenci úklidu v sešitcích, aby byl přehled o jednotkách, které úklid neprovádějí vůbec nebo nekvalitně. Nové výtisky letáků na nástěnky zajistí p. Kozlová – viz příloha č. 6.
b) K úklidu využívat pomůcky uložené v komorách u jednotlivých zadních vchodů. Klíč od komory předávat zároveň se sešitkem.
c) Domovní řád v čl. 10. – odst. 6 a 9 ukládá sankce v případě neprovedení řádného úklidu dle předepsaného rozpisu, odklízení sněhu atd.
16) Vyjádření jednotlivých statutárních zástupců k další činnosti a aktivitám pro stávající SVJ
a) P.Kozlová – Byla navržena a souhlasila s prací ve výboru SVJ. Jelikož na první schůzi shromáždění nebyla zvolena, není proto ochotna nadále bez schválení finančních odměn do doby svolání shromáždění pro SVJ cokoliv zařizovat, vyřizovat, telefonovat, psát, zapisovat, tisknout, mejlovat apod. jako doposud. Důvodem nezájmu pro další spolupráci je rovněž těžkopádná a neprůhledná spolupráce s družstvem.
Mrzí ji nejvíc to, že mnozí lidé v domě jen kritizují, nezajímají se o podstatu vlastnictví domu apod. a nejsou ochotni cokoliv pro vlastní bydlení udělat nebo s čímkoliv pomoci.
b) P.Bučková – Na základě písemné výzvy družstva se zúčastnila společně s ostatními statutárními zástupci jednání na družstvu dne 19.2.2009 týkajícího se vyúčtování s firmou Okna-Doležal. Písemně vedení družstvu zdůvodnila, proč v této záležitosti jako statutární zástupce SVJ nemůže spolupracovat.
V další činnosti, v řešeních a jednáních pro SVJ, která nastanou se nehodlá angažovat. V domě bydlí mnohem mladší lidé, kteří by měli mít v prvé řadě sami zájem o právech, povinnostech a zvelebování našeho společného vlastnictví jednotek.
c) P. Pavlásek – dle písemného vyjádření dne 19.3.20: Jako statutární zástupce SVJ chce prioritně dořešit zvolení orgánů společenství – tj. výboru, aby v našem domě nebylo bezvládí. Všichni vlastníci by si měli v prvé řadě uvědomit, že byty jsou v jejich vlastnictví a peníze, které ušetříme ve společném fondu oprav, by se měly šetrně a s rozvahou investovat. Dále zastává názor, že je zatím předčasné uvažovat o přechodu našeho domu pod správu realitní kanceláře. Pokud společenství bude v budoucnu uvažovat o správě realitní kanceláři, tak musí být připraven seznam výhod, úspor a rozpočtů jednotlivých financí, které všechny přesvědčí.
17) Různé
a) Připomínky od bydlících
- Přilehlé venkovní schody k přednímu vchodu 2948 jsou ve špatném stavu a hrozí nebezpečí úrazu. Na tuto skutečnost již upozorňoval TS před několika léty p. Maršálek.
- Na příjezdové cestě k zadním vchodům domu na ul Topolové těsně před parkovištěm u hřiště, je díra a propadlá část asfaltu po dřívějším výkopu po celé šířce cesty. Hrozí nebezpečí nabourání projíždějícím autům, jelikož propadlina je hluboká a v nepřehledném místě.
b) Přítomní žádají tímto družstvo o zajištění nápravy těchto připomínek bydlících ve výše uvedeném bodu 17a) u příslušných institucích, jelikož tyto komunikace nejsou ve vlastnictví SVJ.
c) Dále přítomní žádají tímto družstvo o zajištění kontroly seřízení oken v záruční době u firmy Okna Doležal pro všechny bydlící včetně oken a dveří na chodbách.
d) Na základě požadavků bydlících žádáme družstvo o projednání způsobu zajištění a financování přípravy anténního systému v domě pro blížící se digitalizaci televizního vysílání.
18) Závěr
Originál zápisu bude zaslán:
1x řediteli družstva + 1x kopie předsedovi představenstva (statutární zástupce).
3x kopie zápisu budou vyvěšeny na jednotlivých nástěnkách ve vchodech domu.
Paní Kozlová zajistí rovněž vyvěšení zápisu včetně příloh na webových stránkách SVJ
- na adrese: https://svjtopolova.estranky.cz
(pozn. nejlépe je zadat do vyhledávače SEZNAM, některé jiné vyhledávače tuto adresu nenajdou).
Ve Frýdku-Místku dne 22.3.2009
Zapsala: Kozlová Naděžda ………………………..
Podpisy statutárních zástupců SVJ pp. Bučkové, Pavláska a Kozlové:
Podpisy členů starého výboru sam. č.120 pp. Hlauška, Ing. Maršálka a Kudělkové:
Přílohy: č. 1 až 6
(viz informační letáky na těchto stránkách ve Fotogalerii)